Come si modifica una fattura elettronica già inviata?

A tutti sarà capitato almeno una volta di compiere errori di fatturazione e questo, prima dell’introduzione delle fatture elettroniche, non era un problema. La correzione dei documenti sbagliati avveniva senza difficoltà. La situazione è cambiata con l’obbligo della fattura elettronica, soprattutto se vi è la necessità di modificare una fattura elettronica già inviata al Sistema d’Interscambio o SdI.

Vediamo allora i casi di modifica della fattura e cosa fare se si è già inviato un documento non corretto al SdI.

Cosa è una fattura elettronica e che caratteristiche deve avere?

La fattura elettronica deve contenere tutti i dati e soddisfare tutti i requisiti della fattura ordinaria e in più deve avere le caratteristiche fondamentali di integrità, autenticità e leggibilità. Per questo la modifica della fattura richiede il rispetto di determinate regole, in modo che il documento resti integro e autentico.

Ricorda: la fattura non può essere stampata e consegnata a mano o via email, ma deve raggiungere il destinatario tramite il Sistema di Interscambio Sdi. Vediamo i casi in cui è possibile modificare la fattura.

Modifica di fattura non inviata al Sistema di Interscambio

Chi si accorge di aver sbagliato la compilazione della fattura elettronica, ma non ha ancora inviato il documento allo SdI, non ha problemi nel modificare la fattura. E’ sufficiente utilizzare l’azione di Modifica sul record del documento che si intende correggere ed aggiornare i dati. Una volta sistemato l’errore, si può procedere con l’invio.

Modifica di fattura elettronica errata scartata dal SdI

Se è stata inviata una fattura elettronica sbagliata e la fattura è stata scartata dai controlli, il Sistema di Interscambio invia una notifica con un determinato codice. Ad ogni codice corrisponde uno specifico errore, anche se non è sempre semplice capire nel dettaglio cosa fare per rimediare.

Chi si affida a un software gestionale di fatturazione come GestEasy può contare su un sistema che non solo gestisce le notifiche e fornisce le indicazioni per procedere alla correzione della fattura; ma effettua anche numerosi controlli prima di procedere con l’invio allo SdI, avvisando subito l’utente se il documento elettronico contiene qualche informazione errata.

In questo caso, è possibile modificare e inviare il file corretto entro 5 giorni di calendario. L’Agenzia delle Entrate permette di mantenere per questo lasso di tempo data e numero della fattura, in modo da non violare le disposizioni sull’effettuazione dell’operazione.

Modifica di una fattura errata inviata all’SdI

L’ultimo caso è quello in cui si sia inviato all’SdI una fattura errata e che questo documento non sia stato scartato dai controlli e risulti pertanto in stato “Consegnato”.

Si tratta, in questo caso, di un documento che viene considerato emesso e non può essere modificato e annullato. La domanda che molti fanno a GestEasy è: "come si modifica una fattura elettronica già inviata?".

L’unico modo per correggere la fattura è inviare una nota di credito, ovvero un documento con numerazione autonoma rispetto alla numerazione delle fatture nel quale è presente una riga descrittiva con l’indicazione della fattura da annullare.

In questo caso, GestEasy permette di compilare la nota di credito a mano come gli altri documenti oppure realizzarla dal pannello Fattura con un click, in modo da creare il documento speculare alla fattura.

Cosa è una nota di credito?

La nota di credito è un documento emesso da un soggetto passivo IVA e serve a rettificare, ovvero a stornare interamente o parzialmente, gli importi per cui è stata fatta la fattura al cliente. Nel caso della fatturazione elettronica rappresenta l’unico modo per correggere errori nella fattura e tra le principali applicazioni delle note di credito ci sono lo storno dei resi da parte dei clienti, la gestione delle fatture contestate e già emesse, oltre alla già citata correzione degli errori.

In ogni caso anche la gestione della nota di credito è semplice e veloce se si sceglie un software gestionale come GestEasy, pensato per migliorare la vita di professionisti e imprenditori. Contattaci per saperne di più!