Fatturazione elettronica: cosa è e perché è obbligatoria

La fatturazione elettronica, obbligatoria per gran parte delle partite IVA, è un sistema di e-fattura per cui la emissione, trasmissione e conservazione della fattura è completamente digitale. Si tratta di un’innovazione importante, che permette di abbandonare i costi di stampa, spedizione e conservazione delle fatture.

Ogni fattura compie oggi un percorso unico e standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’agenzia delle entrate e il libero professionista compila la fattura grazie ad un apposito software per la fatturazione elettronica aggiungendo la firma digitale.

L’invio della fattura elettronica avviene grazie al Sistema di Interscambio, che provvede a recapitare il documento al soggetto privato o alla Pubblica Amministrazione, controllando che i dati inseriti siano completi e che il documento ricevuto sia corretto.

Fatturazione elettronica: come funziona?

Il sistema di fatturazione tra privati o verso la pubblica amministrazione con l’SdI è quasi identico e si consiglia di affidarsi a un software gestionale come GestEasy per semplificare la compilazione delle fatture elettroniche. Il professionista deve preparare la fattura e generare un file XML da inviare con un click al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Per sapere a chi recapitarla il nuovo sistema procede in due modi sulla base del destinatario:

• codice univoco ufficio per gli uffici della pubblica amministrazione, composto da 6 caratteri e da inserire obbligatoriamente in fattura
• codice fiscale per i consumatori, con lo SdI che consegna le fatture nel Cassetto Fiscale;
• codice destinatario SdI per i destinatari B2B o PEC a cui il sistema SdI inoltrerà la fattura.

Dopo aver realizzato la fattura è obbligatorio firmarla digitalmente con la firma elettronica certificata e, anche in questo caso, è utile affidarsi a un software gestionale come GestEasy per applicare la forma digitale e inviare il documento al Sistema di Interscambio, con una conservazione sostitutiva del documento elettronico che dura 10 anni. La normativa, infatti, prevede che le fatture siano conservate per 10 anni sia da chi le emette sia da chi le riceve.

Perché e in quali casi è obbligatoria la fatturazione elettronica

Dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria per un gran numero di partite IVA, anche se non per tutti. La fattura elettronica è obbligatoria per tutte le prestazioni di servizi effettuate da soggetti privati, anche se per quanto riguarda i rapporti B2B la fatturazione elettronica non è obbligatoria in alcuni casi. Tra i soggetti non obbligati a fare fattura elettronica chi sono:

• coloro che hanno aderito al sistema forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
• coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
• coloro che fanno cessione di beni verso non residenti, soggetti comunitari ed extra comunitari.

I vantaggi di un software gestionale
per la fatturazione elettronica obbligatoria

I soggetti obbligati alla fatturazione elettronica possono affidarsi a un software gestionale come GestEasy in modo da ottenere alcuni importanti vantaggi:

• realizzare velocemente fatture e preventivi;
• tenere sotto controllo costi e profitti;
• demplificare la gestione dei pagamenti in entrata e in uscita e programmare gli investimenti.

Non è tutto, affidarsi a un gestionale per redigere le fatture porta a una più lunga sopravvivenza delle imprese. In Italia le aziende falliscono dopo 5 anni dall’apertura nel 40% dei casi, ma chi pianifica spese e investimenti con un software gestionale vive più a lungo. Il tasso di mortalità di queste imprese scende al 6% in 5 anni.

L’utilizzo di un efficace gestionale permette anche di risparmiare tempo e denaro nella gestione amministrativa e contabile dell’azienda e di automatizzare l’attività, con un aggiornamento costante per quanto riguarda la normativa fiscale e senza il rischio di dimenticare scadenze e impegni.

Tutti i vantaggi della fatturazione elettronica

Il momento dell’invio della fattura è un momento delicato e chi sceglie di avvalersi della fatturazione elettronica ha a disposizione un modo puntuale, preciso e professionale per creare, inviare, archiviare la fattura. Vediamo alcuni vantaggi del nuovo sistema di fatturazione elettronica obbligatoria.

1. Risparmio di tempo e denaro: la creazione della fattura è semplice e veloce e non ci sono costi di stampa e spedizione dei documenti.

2. Archiviazione sicura e risparmio di spazio: non servono più faldoni per archiviare le fatture e ogni documento è a norma di legge per 10 anni.

3. Fruibilità e semplicità di utilizzo: il sistema GestEasy per la fatturazione elettronica è immediato e usabile grazie al web per creare fatture in ogni luogo e momento.

4. Gestione ottimale dei dati: il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate raccoglie e monitora i dati inviati e ricevuti.

5. Sconti fiscali e controlli fiscali semplificati: chi aderisce al sistema di fatturazione elettronica ottiene sgravi fiscali e ha sempre a portata di mano le fatture.

Come puoi vedere sono tanti i vantaggi di scegliere la fatturazione elettronica, ma soprattutto di lavorare con un software gestionale avanzato come GestEasy.